📖 Exporter OS 使用手册

v0.5  系统正在建设中，本手册会随系统功能逐步完善。

🚀 入门

Exporter OS 是专为 5 人以下外贸小公司打造的 AI 作业系统。 从客户开发、报价、订单、采购、库存、出库到收款，全流程数字化， AI 自动帮你完成繁琐工作。

系统能为你做什么？

谁应该使用？

Exporter OS 服务 5 人以下小型外贸公司：

⚠️ 注意：超过 5 人规模的公司需要定制版本（价格至少翻倍）， 请联系我们：contact@exporteros.com

📝 账号注册

Exporter OS 以"公司"为单位组织数据。注册时你创建的就是公司账号， 后续的所有客户、订单、库存数据都属于这家公司。

注册步骤

  1. 访问 https://app.exporteros.com/register
  2. 填写公司名（中文或英文都可以）
  3. 填写你的邮箱（将作为登录账号）
  4. 设置一个强密码（至少 10 位，含大小写、数字、特殊符号）
  5. 选择业务范围：内贸 / 外贸 / 内外兼营
  6. 点击"创建公司账号"

注册后会发生什么？

💡 小技巧：业务范围选错了不要紧，后续在公司设置中可以修改。

👥 岗位与员工

Exporter OS 的核心设计之一是"岗位工位"系统：每个公司预设 9 个岗位工位， 公司小时由老板兼任全部，扩张时把岗位"让"给新员工，业务流程无需任何调整。

9 个预设岗位

岗位 负责模块 数量
🎩 老板 Boss所有权限1
💼 销售 Sales客户、询盘、报价、订单、邮件4
🛒 采购 Purchase供应商、采购单、入库1
📦 仓库 Warehouse库存、出库1
💰 财务 Finance应收、应付、收付款、报表1
⚙️ 管理员 Admin系统配置、用户管理1

为什么是 4 个销售工位？

根据我们对 5 人以下外贸公司的研究：销售岗位是最常增加的， 其他岗位（采购、仓库、财务）通常 1 个人就能搞定。 预留 4 个销售工位，意味着公司可以雇 1 个老板 + 4 个销售 + 3 个后台 = 8 人， 足以支撑 99% 的中小外贸团队。

如何雇佣新员工？

（功能将在 v0.4 推出）简单流程：

  1. 在"团队成员"页面点击空缺岗位旁的"邀请"按钮
  2. 输入新员工邮箱
  3. 系统发送邀请邮件
  4. 新员工点击链接注册
  5. 该岗位自动转移给新员工，业务流程不变
💡 设计巧思：当你雇佣一个销售时，你只是把"销售 1"的工位让给他， 系统的所有业务规则不需要任何修改。你今天用 1 人，明天用 5 人，系统对你来说是一样的。
⚠️ 超过 9 人怎么办？ Exporter OS 坚持服务 5 人以下小型外贸公司。 如果你的公司超过 9 人，请联系我们：contact@exporteros.com， 我们提供定制版本（价格至少翻倍）。

📋 公司设置

在"公司设置"页面，你可以配置公司的基本信息、上传 Logo、以及管理银行账户。 这些信息会自动填充到你生成的外贸单据（PI、CI、PL）中。

基本信息

Logo 上传

银行账户管理

添加你公司的收款银行账户。生成 PI（形式发票）时，系统会自动将银行信息 填入单据，买家可以直接按单据上的账号付款。

💡 小技巧：如果你有多个收款账户（如美元账户和人民币账户）， 可以全部添加进来，生成单据时再选择使用哪个账户收款。

👥 客户管理

客户管理是 Exporter OS 的核心模块之一。系统同时支持外贸客户（海外公司） 和内贸客户（国内公司），并为每个客户自动生成唯一的 3 字母代号。

业务类型分流

客户代号（自动生成）

每个客户都有一个 3 字母的唯一代号，系统自动从公司名提取：

客户代号会出现在所有关联的单据编号中，便于快速识别客户。

销售工位分配

每个客户可以分配给某个销售工位（销售 1 ～ 销售 4）。 当你的团队扩张时，把某个工位交给新销售，该工位下的所有客户 自动归属于新销售，无需手工修改每个客户记录。

客户状态

AI 客户画像 🤖

创建客户后，系统自动触发 AI 分析，生成客户画像，包括： 公司规模估计、所属行业、主营产品、采购偏好、接洽策略建议、风险评估等。 通常在创建后 30 秒内完成，可在客户详情页右侧 AI 面板查看。

💡 快捷操作：在客户列表中，直接点击客户行可以查看详情； 在搜索框中输入公司名、代号或邮箱可快速定位客户。

📦 产品管理

产品库是报价单和订单的基础。维护完整的产品信息，可以大幅加速报价流程。

如何添加产品

  1. 进入"产品管理"（左侧导航 → 采购生产 → 产品）
  2. 点击右上角"添加产品"
  3. 填写产品名、SKU、分类、单位、参考单价
  4. 上传产品图片（可多张）
  5. 点击"创建产品"保存

产品图片上传

规格参数

在"规格参数"标签页，可以动态添加 key-value 形式的参数，如： 材质 → 不锈钢、功率 → 1.5kW、电压 → 220V。 这些参数会出现在报价单的产品规格区域。

多语言名称

在"多语言名称"标签页，可以添加西班牙语、阿拉伯语、日语等多语言产品名。 生成多语言报价单时，系统会自动使用对应语言的产品名。

业务类型分流

产品状态

📥 询盘管理

询盘是外贸业务的起点。系统支持手动录入询盘，并自动触发 AI 分析， 帮你判断询盘质量、提取产品需求、给出跟进建议。

询盘录入

  1. 进入"询盘管理"（左侧导航 → 客户业务 → 询盘）
  2. 点击右上角"录入询盘"
  3. 选择业务类型（外贸 / 内贸）
  4. 可关联已有客户，或直接填写询盘方联系信息
  5. 粘贴询盘原文（邮件内容或其他渠道的原始文本）
  6. 选择询盘来源（邮件、网站表单、WhatsApp、展会等）
  7. 点击提交，系统自动生成询盘编号并触发 AI 分析

询盘来源

🤖 AI 智能分析（核心亮点）

提交询盘后，AI 在后台自动分析，通常 10-30 秒完成。 分析结果展示在询盘详情页右侧 AI 面板，包含：

💡 高质询盘（≥70分）会在询盘列表中高亮显示（金色边框）， 优先处理这些询盘，可以显著提升你的成交率。

跟进记录

在询盘详情页，可以添加跟进记录，类型包括： 备注、发送邮件、收到邮件、电话、WhatsApp、会议、寄样。 所有跟进记录以时间线方式展示，方便复盘跟进历史。

询盘状态流转

询盘按以下流程推进：

询盘 → 报价单衔接

询盘确认后，可以一键创建报价单（v0.5 Phase 4 开放）。 届时询盘中 AI 提取的产品信息将自动预填入报价单，大幅节省录入时间。

🤖 AI 客户画像

创建客户后，系统自动触发 AI 客户画像分析。无需手动操作，30 秒内完成。

画像内容

💡 AI 画像基于公司名、国家、网站等公开信息分析， 结果会明确标注哪些是"推测"。请结合实际沟通情况综合判断。

📄 报价单（v0.5 新功能）

报价单是外贸业务的核心单据。Exporter OS v0.5 推出专业级 PDF 报价单系统， 支持 5 套模板、AI 定价建议、以及防伪 UDID 码。

客户代号锁定机制

每个客户都有一个 2-8 位大写字母代号（如 ACM），这个代号会出现在报价单编号中。 首次使用客户创建报价单时，代号自动锁定，不可再修改，确保单据编号一致性。

报价单编号格式

系统自动生成，格式为：

QT-{客户代号}-{YYMMDD}-{序号}

例如：QT-ACM-260616-001，代表 Acme 公司 2026年6月16日的第一份报价单。

创建报价单

  1. 进入"报价单"（左侧导航 → 客户业务 → 报价单）
  2. 点击右上角"新建报价"
  3. 搜索并选择客户
  4. 在"明细"标签页添加产品（名称、英文名、规格、数量、单价）
  5. 在"付款条款"标签页填写付款条件、贸易术语、交货周期
  6. 在"PDF 模板"标签页选择样式
  7. 点击"创建报价单"

5 套 PDF 模板

模板 风格 适用场景 语言
经典深海蓝 深蓝 + 金色 通用外贸客户 英文
现代简约 蓝白极简 科技/电商类客户 英文
工业风 深灰 + 琥珀 机械/工业类产品 英文
中式经典 深红 + 金 内贸 / 港台客户 中文
绛红深沉 暗红 + 金褐 高端/奢侈品类 英文
⚠️ 英文模板限制：经典深海蓝、现代简约、工业风、绛红深沉 4 套模板仅支持英文内容。 如果产品名称含中文字符，系统会自动替换为 [Chinese text]，并在生成后显示警告。 请确保这 4 套模板中的产品名填写英文名（"English Name"字段）。

AI 定价建议 🤖

创建报价单后，AI 自动分析你的产品和客户背景，给出定价建议：

AI 分析通常在 15-30 秒完成，可在报价单详情页"AI 定价建议"标签查看。

生成防伪 PDF

  1. 进入报价单详情页
  2. 点击"生成 PDF"按钮
  3. 系统调用 Browser Rendering 生成 A4 PDF（通常 5-10 秒）
  4. PDF 自动上传到云存储，点击"下载 PDF"获取
💡 公章效果：PDF 底部有模拟公章，压在签名线上方，角度微倾，营造真实盖章感。

防伪 UDID 码

每份 PDF 包含唯一的 13 位防伪码（UDID），格式为 XXXXX-XXXXX-XXX。 PDF 上有 QR 码，客户扫码即可在线验证真实性：

版本管理

需要修改已发出的报价单？点击"新版本"按钮，系统自动创建 v2、v3……， 原版本保留完整记录，客户可区分不同版本的 PDF。

报价单状态流转

📅 版本路线图

本系统正在按以下路线图开发，每个版本会同步更新本手册：